Nội quy đồng phục công ty
Nội quy đồng phục công ty là hướng dẫn nội bộ về lịch mặc, trang phục theo bộ phận và cách cấp phát cho nhân viên.
Bản viết rõ giúp người mới biết nhận áo ở đâu, khi nào mặc và báo ai nếu cần đổi cỡ. Soạn nội quy cùng lúc với đơn may thì số món ghi trên giấy khớp với số áo về kho.
Lịch mặc đồng phục ghi theo ngày, ca và nơi làm việc ra sao
Mỗi dòng của lịch mặc ghi đủ ngày áp dụng, nhóm nhân viên và mẫu trang phục. Câu chung «mặc theo quy định» chỉ ổn khi cả công ty có một mẫu, nơi vừa có polo, sơ mi vừa có vest thì nhân viên sẽ phải đoán.
Một lịch chung dùng được cho mọi bộ phận khi ca làm và trang phục giống nhau. Kho, ca đêm hay nhóm đi công tác thì tách dòng riêng, trưởng nhóm xác nhận trước khi hành chính gửi, để không ai nhìn lịch phòng bên cạnh mà mặc theo.
Nhóm tiếp khách cần thêm một dòng cho lớp áo ngoài trong ngày họp hoặc đón đoàn. Nếu vest chỉ mặc vào vài dịp, lịch nói luôn ai báo đổi và báo qua kênh nào, nhóm chat chung hay thư nội bộ.
Khi công ty đã chọn đồng phục công ty theo phòng ban, mỗi dòng lịch gắn mã mẫu đã duyệt của phòng đó. Nội quy ghi kèm số phiên bản và ngày áp dụng, vì lần đổi mẫu sau sẽ có hai kiểu áo cùng được mặc một thời gian.
Mỗi nhân viên được cấp mấy món và phiếu nhận ghi những gì
Nội quy ghi số chiếc theo từng món, không ghi gộp «một bộ đồng phục». Với trang phục nhiều lớp, sơ mi và vest tách thành hai dòng, nếu không người nhận sẽ hiểu mỗi lần lĩnh sơ mi là có kèm áo ngoài.
Định mức do công ty chốt theo số ngày mặc mỗi tuần và nhịp giặt. Phép tính mỗi nhân viên cần mấy bộ đồng phục cho ra số lượng đặt may, còn nội quy chép lại phương án đã chốt để người phát và người nhận đọc một con số.
Hành chính thống nhất cách dùng với quản lý từng nhóm trước khi đặt đồng phục công ty, để số món in trong nội quy khớp với số áo về kho và không ai bị hụt một chiếc ngay đợt phát đầu.
Mỗi lượt cấp có ngày nhận, mã mẫu, cỡ và số chiếc. Người nhận kiểm đủ món rồi mới ký. Món còn thiếu ghi ở ô chờ giao, không đánh dấu nhận đủ cả bộ khi mới cầm chiếc áo trên tay.
Đợt cấp thêm vì đổi mẫu, áo hỏng hay tăng người cần một đầu mối nhận đề nghị. Phiếu ghi rõ lý do, để quản lý tách được nhu cầu mới khỏi phần công ty còn nợ từ lần cấp trước.
Người mới vào, người nghỉ việc và người cần đổi cỡ làm thủ tục thế nào
Ngay ngày đầu, người mới cần biết hôm nào thử áo, nhận ở đâu và mặc gì trong lúc chờ. Hành chính kiểm kho còn những cỡ nào rồi mới hẹn ngày cấp, không yêu cầu mặc mẫu chưa phát.
Người mới chưa có áo thì nội quy ghi phương án mặc tạm đã duyệt và ngày dự kiến nhận đồ. Áo tạm lấy từ kho cũng vào phiếu như đồ mới, món nào chưa vừa hoặc khác phiên bản đang dùng thì để ở trạng thái chờ.
Khi nhân viên nghỉ hoặc chuyển vị trí, hồ sơ bàn giao chỉ đối chiếu những món nội quy ghi là phải thu lại. Áo thêu tên riêng và thẻ nhận diện rời xử lý khác nhau, nên công ty chốt món giữ, món trả từ đợt cấp đầu.
Đổi cỡ đi bằng phiếu riêng, ghi món cần đổi, cỡ đang giữ, chỗ chưa vừa và cỡ chọn sau khi thử. Bộ vest nữ gồm áo và chân váy thì thử từng món, chân váy chật không có nghĩa phải đổi luôn áo.
Lượt đổi nối vào phiếu cấp cũ chứ không lập phiếu mới. Dòng cỡ ban đầu giữ nguyên, thêm dòng món đã trả và món nhận bù, nhờ vậy kho biết chiếc nào đã quay về và cỡ nào đang thiếu.
Phiếu cũng tách hai trường hợp: nhãn đúng cỡ nhưng mặc chưa vừa, và phát nhầm cỡ. Người xác nhận ký trước khi gửi yêu cầu cho bên may, vì việc đổi còn tùy tình trạng áo và thỏa thuận của đơn hàng.
Thẻ tên, phụ kiện và việc giữ áo trong ca được quy định ra sao
Công ty cấp thẻ tên, cài áo hay cà vạt rời thì nội quy mô tả chỗ đeo và lúc dùng. Với sơ mi phối vest, đeo thử để chắc ve áo không che thẻ, món nào vướng khi cúi bê tài liệu thì đổi vị trí.
Thẻ rời được bàn giao riêng khi người mặc chuyển nhóm. Tên bộ phận trên thẻ và trên áo phải khớp vị trí hiện tại, kể cả khi người đó chưa kịp đổi trang phục.
Mất thẻ hay phụ kiện thì báo đầu mối quản lý, kèm tên món và lần dùng gần đây. Thẻ cấp lại có dòng ghi riêng để người phát không nhầm món cũ còn dùng với món đang chờ thay.
Nhân viên giặt và là áo theo nhãn hướng dẫn, báo sớm khi đường may, khuy hoặc phụ kiện bắt đầu hỏng thay vì đợi tới lúc áo không mặc được nữa.
Khung nội quy đồng phục công ty sáu mục để hành chính tự điền
Sáu mục sau là khung để doanh nghiệp tự điền và duyệt. Mỗi ô trong ngoặc vuông thay bằng thông tin thật trước khi gửi nhân viên.
- Phạm vi áp dụng — dành cho [bộ phận] từ [ngày], [chức danh quản lý] xác nhận các trường hợp đổi lịch mặc.
- Lịch sử dụng — mặc [mã mẫu] vào [ngày hoặc ca], dịp tiếp khách dùng [trang phục], thông báo đổi lịch qua [kênh].
- Định mức — cấp [số chiếc] cho mỗi món [tên món], lớp áo ngoài và phụ kiện ghi dòng riêng trên phiếu nhận.
- Nhận đồ khi mới vào — thử và nhận tại [địa điểm nội bộ] qua [đầu mối], trong lúc chờ mặc [phương án đã duyệt].
- Đổi cỡ — gửi [phiếu hoặc biểu mẫu] cho [người phụ trách], ghi món đã trả, món nhận bù và phần còn chờ.
- Bàn giao khi nghỉ hoặc chuyển nhóm — đối chiếu [danh mục thu lại] và ký nhận với [đầu mối].
Trước ngày phát áo, phòng hành chính nhờ một nhân viên mới đọc nội quy và chỉ ra mẫu mình được nhận, ngày phải mặc và người phụ trách đổi cỡ. Chỗ nào còn phải hỏi miệng thì bổ sung vào bản gửi chung.
Đọc tiếp theo chủ đề
CEO Trương Tùng Việt là doanh nhân, đồng thời là giám đốc Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Quốc Tế Trương Tùng. Công ty hiện tại được coi là đơn vị sản xuất uy tín, chất lượng với…
