Đặt áo họp lớp
Đặt áo họp lớp là gom nhu cầu nhận áo của cả lớp thành một danh sách, để xưởng may đúng số và ban liên lạc chia đúng người.
Một bạn giữ bảng chung, các bạn khác thu tiền, kiểm hàng và phát áo, còn bạn không về dự buổi gặp vẫn đăng ký nhận áo được.
Ban liên lạc cần chia những việc nào khi đặt áo họp lớp?
Ngay khi mở đăng ký, ban liên lạc ghi tên người phụ trách bốn phần việc gồm giữ danh sách, thu tiền, lo gửi đi xa và nhận hàng. Người giữ danh sách gom mọi thay đổi vào một bảng, người thu tiền đánh dấu khoản đã nhận.
Lớp ít người thì một bạn kiêm hai phần được, miễn ai cũng biết phần nào do ai làm. Khi người phụ trách bận, bạn thay ca nhận lại đúng bảng đang dùng chứ không mở bảng mới.
Chỉ một người trao đổi với xưởng về đồng phục họp lớp, các bạn khác góp ý qua người này. Cả ban cùng nhắn sửa thì xưởng khó biết bản nào còn hiệu lực và dễ may theo danh sách cũ.
Màu áo nên chốt trước khi lập danh sách, vì đổi màu giữa chừng là phải hỏi lại cỡ từng người. Lớp bình chọn nhanh khi người phụ trách gửi sẵn vài phương án, kèm cách chọn màu áo họp lớp để áo còn mặc lại được sau buổi gặp.
Mọi hạn đều tính lùi từ ngày họp. Từ lúc lớp duyệt mẫu, HV thường cần 5–7 ngày để may xong, chưa kể vận chuyển.
Ngày họp đã sát thì ban liên lạc hỏi xưởng trước khi hứa ngày phát áo. Lô gấp có thể rút còn 48–72 giờ tùy điều kiện sản xuất. Phụ phí nếu có thì ban liên lạc báo cả lớp trước khi thu tiền.
Bảng dưới chia hạn cho từng người trong ban, với «ngày họp» là ngày lớp gặp mặt. Ai gửi áo đi xa thì tính thêm thời gian nhận riêng.
| Việc | Ai trong ban | Hạn tính lùi |
|---|---|---|
| Đóng đăng ký nhận áo | Bạn giữ danh sách | Trước hạn gửi bản cuối cho xưởng một ngày |
| Đối chiếu tiền đã thu | Bạn thu tiền và người kiểm lại | Trước lúc xác nhận tổng đơn |
| Tách áo phải gửi xa | Bạn lo giao nhận | Trước ngày nhận áo, theo thời gian vận chuyển dự kiến |
| Đếm áo, chia túi theo tên | Bạn nhận hàng và một người hỗ trợ | Trước ngày họp một buổi để còn kiểm lại |
| Chuẩn bị bàn phát áo | Bạn trực buổi gặp | Trước giờ đón người tham dự |
Hỏi ai lấy áo thế nào để không sót bạn không về dự được?
Phiếu đăng ký tách thành hai câu hỏi riêng, có dự buổi họp không và có lấy áo không. Bạn ở xa vẫn muốn giữ áo kỷ niệm dù không về được, nên chỉ đếm người dự là bỏ sót nhóm này.
Mỗi dòng trong bảng ghi tên đầy đủ, số áo, cỡ đã xác nhận và cách nhận. Lớp có hai người trùng tên thì thêm một chi tiết phân biệt như tổ cũ. Cột cỡ chỉ để chuyển đơn cho xưởng, không mở lại cuộc bàn về kiểu áo.
Trước giờ đóng đăng ký, người giữ bảng gửi cho cả lớp soát dòng của mình. Tin nhắn «cho mình một áo» chưa đủ khi chưa rõ tên người nhận và cỡ, còn ai đăng ký hộ thì nhờ người kia xác nhận lại.
Khóa bảng xong, người phụ trách ghi ngày và đánh dấu bản cuối. Bạn đăng ký muộn vào một danh sách riêng để hỏi xưởng còn kịp lô không, chứ không tự cộng thêm rồi mặc định xưởng làm cùng.
Thu tiền áo họp lớp sao cho cả lớp kiểm lại được?
Người thu giữ một bảng có tên người đóng, trạng thái đã nhận và ngày đối chiếu, còn hạn đóng thì báo ngay trong thông báo đăng ký. Nội dung chuyển khoản ghi tên theo cách lớp đã thống nhất để tìm đúng dòng.
Ảnh chụp chuyển khoản chỉ để tra lại, tiền đã vào tài khoản mới tính là đóng. Một bạn đóng hộ nhiều người thì người thu tách riêng từng tên. Bảng chung không để lộ số tài khoản hay thông tin riêng của ai.
Hết hạn, người thu gửi danh sách còn thiếu cho bạn giữ bảng, và ban liên lạc hỏi riêng từng người. Đừng xóa tên khi chưa rõ lý do. Số áo chốt với xưởng phải khớp giữa người thu và người giữ đơn.
Chi xong, ban liên lạc báo cả lớp tổng thu, tổng chi, phần còn lại, rồi để lớp quyết hoàn tiền hay chuyển vào quỹ. Tiền áo giữ chứng từ riêng, không gộp lẫn với tiền tiệc.
Áo cho bạn ở tỉnh khác, ở nước ngoài và áo dư xử lý thế nào?
Bạn ở tỉnh khác cho địa chỉ, tên người nhận và cách gửi ngay lúc đăng ký. HV miễn phí giao hàng tiêu chuẩn trong nước theo chính sách hiện hành, ban liên lạc chỉ cần báo trước kiện nào chia đi đâu để xưởng đóng gói đúng.
Bạn ở nước ngoài nhờ người thân tại Việt Nam nhận hộ hoặc tự lo chặng gửi tiếp. Ban liên lạc hỏi rõ người nhận và thời điểm thuận tiện, không hứa xưởng giao ra nước ngoài khi chưa có xác nhận cho chặng đó.
Áo dư ghi thành dòng riêng, có người giữ và mục đích dùng. Trước khi đặt dư, ban liên lạc hỏi xem có ai định đăng ký muộn, và áo dư không thay được việc từng người xác nhận cỡ.
Ai nhận áo dự phòng thì ghi tên để người phát biết còn bao nhiêu chiếc. Áo vẫn dư sau buổi gặp thì cả lớp cùng quyết, người giữ không tự chia hết trong khi bảng còn ghi là đang cất.
Mở kiện, chia túi và phát áo trong buổi họp lớp
Người nhận mở kiện cùng bản cuối, đếm theo từng cỡ rồi mới chia túi. Lệch số thì ghi số thực nhận, chụp lại để báo xưởng và để riêng phần chưa khớp.
Trước khi chia, người nhận so logo áo đồng phục họp lớp in trên áo với bản đã duyệt, tránh phát ra áo mang hình cũ.
- Mỗi túi ghi tên người nhận và số áo bên trong.
- Áo gửi đi xa để một nhóm, áo phát tại buổi gặp để nhóm khác.
- Người trực bàn đánh dấu đã giao ngay sau mỗi lượt nhận.
Buổi đông người, túi xếp theo tên hoặc theo tổ cũ để tìm nhanh. Người nhận hộ đọc cả tên mình lẫn tên người nhờ, người phát ghi lại để không giao một phần áo cho hai người.
Lỡ phát nhầm thì người giữ bảng hỏi lại hai bên, sửa dòng nhận áo, ghi ai đang giữ túi và đổi lại cho đúng trước khi đánh dấu hoàn tất.
Đọc tiếp theo chủ đề
CEO Trương Tùng Việt là doanh nhân, đồng thời là giám đốc Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Quốc Tế Trương Tùng. Công ty hiện tại được coi là đơn vị sản xuất uy tín, chất lượng với…
